Giới thiệu chung
I. Tổng quan hệ thống FMS (Fleet Management System)
Tại sao cần hệ thống quản lý phương tiện FMS?
Trong hoạt động logistics và vận tải, phương tiện vận chuyển là một trong những tài sản quan trọng nhất của doanh nghiệp. Khi quy mô đội xe ngày càng lớn, việc quản lý bằng Excel hoặc các công cụ rời rạc không còn đáp ứng được yêu cầu về tính chính xác, khả năng kiểm soát và đồng bộ dữ liệu. Các doanh nghiệp thường gặp nhiều khó khăn trong việc theo dõi hồ sơ xe, quản lý giấy tờ pháp lý, kiểm soát tình trạng hoạt động, bảo trì bảo dưỡng cũng như đánh giá hiệu quả khai thác của từng phương tiện. Điều này dẫn đến nguy cơ xe không đủ điều kiện pháp lý vẫn tham gia vận hành, phương tiện bị khai thác không hiệu quả, tăng chi phí bảo dưỡng và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ vận tải.
Để giải quyết các vấn đề trên, Fleet Management System (FMS) được xây dựng như một hệ thống quản lý tập trung toàn bộ đội phương tiện và tài sản vận tải của doanh nghiệp. FMS đóng vai trò là hệ thống quản lý tài sản dành cho phương tiện, giúp doanh nghiệp quản lý xuyên suốt vòng đời của xe từ khi được đưa vào sử dụng, trong quá trình vận hành, bảo trì bảo dưỡng cho đến khi ngừng khai thác hoặc thanh lý. Toàn bộ dữ liệu liên quan đến phương tiện được tập trung trên một hệ thống duy nhất, tạo nên nguồn dữ liệu thống nhất và đáng tin cậy phục vụ công tác quản lý và vận hành.
Sự khác biệt giữa FMS và TMS
Khác với Transportation Management System (TMS) là hệ thống tập trung vào việc lập kế hoạch vận chuyển, tối ưu tuyến đường, điều phối đơn hàng và kiểm soát chi phí vận tải, còn FMS tập trung quản lý bản thân các tài sản vận tải.
Hệ thống FMS trả lời các câu hỏi như: doanh nghiệp đang sở hữu bao nhiêu xe, mỗi xe thuộc loại nào, khả năng chuyên chở ra sao, đang ở trạng thái hoạt động hay bảo trì, có đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý để khai thác hay không và hiệu quả sử dụng của từng phương tiện như thế nào. Từ đó, TMS sử dụng các dữ liệu này để quyết định phân công phương tiện, lập kế hoạch vận chuyển và tối ưu hoạt động giao nhận.
Vì vậy, FMS và TMS không thay thế nhau mà hoạt động bổ trợ, trong đó FMS đóng vai trò là nguồn dữ liệu vận hành của phương tiện, còn TMS là trung tâm điều phối vận tải của doanh nghiệp.
FMS bổ trợ cho TMS như thế nào?
FMS cung cấp cho TMS các dữ liệu quan trọng như trạng thái hoạt động của xe, năng lực tải, khả năng sẵn sàng khai thác, dữ liệu GPS thời gian thực, thông tin bảo trì, bảo dưỡng và các điều kiện pháp lý của phương tiện. Dựa trên các dữ liệu này, TMS sẽ thực hiện các nghiệp vụ như gán đơn hàng, lập tuyến, điều phối xe, tối ưu chi phí vận chuyển và theo dõi SLA. Điều này giúp đảm bảo chỉ những phương tiện đáp ứng đầy đủ điều kiện vận hành mới được tham gia thực hiện chuyến, đồng thời giảm thiểu rủi ro phát sinh trong quá trình khai thác.
II. Nhóm tính năng chính của hệ thống FMS
OnWheel xây dựng các nhóm tính năng cốt lõi giúp hình thành nền tảng dữ liệu phương tiện và hỗ trợ trực tiếp cho các hệ thống TMS trong quá trình điều phối vận tải.
2.1 – Quản lý thông tin xe
Tính năng này là nền tảng của toàn bộ hệ thống FMS. Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hồ sơ phương tiện, thông tin kỹ thuật, giấy tờ pháp lý, trạng thái hoạt động và toàn bộ tài liệu liên quan đến xe. Hệ thống hỗ trợ trích xuất tự động thông tin từ một số giấy tờ thông qua OCR để giảm thao tác nhập liệu, cho phép khai báo hàng loạt bằng mẫu Excel, lưu trữ bản mềm phục vụ mục đích pháp lý và đồng bộ trạng thái phương tiện với các hệ thống TMS.
2.2 – Cảnh báo cập nhật giấy tờ và phát sinh sự vụ
Hệ thống theo dõi thời hạn hiệu lực của các giấy tờ và tự động cảnh báo khi sắp hết hạn hoặc hết hạn nhằm đảm bảo xe luôn đáp ứng điều kiện tham gia vận hành. Cảnh báo quá hạn bảo dưỡng và kiểm soát tình trạng kỹ thuật của xe.
2.3 – Theo dõi ODO bằng OCR và theo dõi tổng km xe chạy
Theo dõi được tổng km xe chạy từ việc tích hợp OCR nhận diện số km từ đồng hồ công-tơ-mét với độ chính xác cao lên đến 90%. Giúp doanh nghiệp quản lý số kilomet vận hành, tổng quãng đường đã di chuyển. Đây là nguồn dữ liệu quan trọng phục vụ đánh giá hiệu suất khai thác, lập kế hoạch bảo dưỡng. Ngoài ra, hỗ trợ theo dõi vị trí và hành trình của phương tiện theo thời gian thực.
2.4 – Quản lý bảo trì, bảo dưỡng và vòng đời phương tiện
Quản lý toàn bộ hoạt động bảo trì, bảo dưỡng và vòng đời của phương tiện. Hệ thống hỗ trợ lập lịch bảo dưỡng định kỳ, quản lý phiếu sửa chữa, theo dõi lịch sử bảo trì. Khi phương tiện không đáp ứng điều kiện khai thác do bảo trì hoặc giấy tờ hết hạn, hệ thống sẽ cập nhật trạng thái phương tiện và cung cấp thông tin này cho TMS nhằm ngăn chặn việc điều phối xe không đủ điều kiện thực hiện chuyến vận tải.
Với mô hình quản lý tập trung, FMS không chỉ giúp chuẩn hóa dữ liệu phương tiện mà còn nâng cao khả năng kiểm soát tài sản, giảm chi phí vận hành và tối ưu hiệu quả khai thác đội xe. Hệ thống cung cấp đầy đủ dữ liệu phục vụ các nghiệp vụ điều phối, bảo trì và phân tích hiệu suất, đồng thời tạo nền tảng để mở rộng các chức năng nâng cao như quản lý nhiên liệu, đánh giá hiệu suất phương tiện, phân tích dữ liệu vận hành.